Neprístupný dokument, nutné prihlásenie
Input:

Prečo je nevyhnutné mať vypracované vlastné vnútropodnikové smernice?

6.12.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2.2.1.1 Prečo je nevyhnutné mať vypracované vlastné vnútropodnikové smernice?

Ing. Mária Vépyová, revidoval Ing. Jozef Pohlod

Prečo je nevyhnutné mať vypracované vlastné vnútropodnikové smernice?

Účelom vypracovania vnútropodnikových smerníc je určiť jednotnú a záväznú štruktúru základných pravidiel rôzneho charakteru podľa potrieb podniku, definovať metódy, spôsoby, prostriedky a postupy rôznych činností vyskytujúcich sa v účtovnej jednotke. Pri súčasnej rôznorodosti podnikateľských aktivít a následných špecifických problémov je nevyhnutnosťou, aby si účtovné jednotky vypracovávali vlastné vnútropodnikové smernice, ktorými upravia všeobecné právne predpisy na svoje konkrétne podmienky.

Mať vypracované vnútropodnikové smernice v účtovnej jednotke je nevyhnutné pre potreby internej kontroly, interného auditu, externého auditu a externej napr. daňovej kontroly. Všetky predpisy sú súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému účtovnej jednotky možno povedať, že slúžia ako podpora pre správne, úplné a preukazné zobrazenie niektorých skutočností na účely účtovníctva.

Výbery z možností postupov účtovania môžu mať dopad aj na základ dane v príslušnom účtovnom (resp. zdaňovacom) období; podnikateľské jednotky sa prednostne snažia presadzovať hľadisko vplyvu účtovných operácií na základ dane a až ako druhé hľadisko ich zaujíma účtovné zobrazenie skutočností.

Úlohou vnútropodnikových smerníc, ktoré je účtovná jednotka povinná zostavovať, aktualizovať (dopĺňať) a schvaľovať každoročne, je určiť predovšetkým:

  • účtovné pravidlá z dôvodov reálneho zobrazenia:

    •  stavu majetku a záväzkov,

    • vlastného imania a aj jeho časti: výsledku hospodárenia bežného účtovného obdobia, ktorý je predmetom jeho schválenia v nasledujúcom účtovnom období,

  • daňové hľadiská pre správne vyčíslenie:

    • základu dane so zohľadnením pripočítateľných a odpočítateľných položiek,

    • daňovej povinnosti za bezprostredne predchádzajúce účtovné obdobie,

    • odloženej daňovej povinnosti alebo pohľadávky do budúcich zdaňovacích období.

Účtovná jednotka v intenciách Obchodného zákonníka, zákona o účtovníctve a postupov účtovania pre podnikateľov má viesť účtovníctvo od dátumu jej vzniku tak, aby verne a pravdivo zobrazovala stav majetku, záväzkov a vlastného imania. Na začiatku – pri otváraní účtov hlavnej knihy je pochopiteľné, že pravidlá nemá upravené v žiadnej smernici, pretože ešte nevie, o čom v danom účtovnom období bude účtovať. Akonáhle sa však „objaví” v podnikateľských aktivitách nejaká skutočnosť, ktorá sa dá riešiť alternatívne, už tieto pravidlá zakladajú právo a povinnosť tieto pravidlá uviesť vo vlastných pokynoch – vo vnútroorganizačných postupoch, vnútorných predpisoch, smerniciach, ktoré sú základom (pokynmi) pre pracovníka, ktorý vedie účtovníctvo. Tieto pravidlá sú obzvlášť dôležité pri externom spracovávaní agend, nakoľko absentuje priamy kontakt s manažmentom účtovnej jednotky; pri internom spracovaní účtovníctva sa osoba zodpovedná za zaúčtovanie účtovného prípadu má možnosť buď priamo opýtať člena manažmentu, ako sa má o tej -ktorej transakcii účtovať alebo operatívne rozhodnúť o účtovaní a následne danú skutočnosť uviesť v internom predpise po predchádzajúcom odsúhlasení transakcie zo strany účtovnej jednotky.

Posúdenie smerníc z hľadiska internej kontroly (základné postuláty):

  • pri novovzniknutej účtovnej jednotke ide o priebežné tvorenie súboru vnútropodnikových smerníc, pokynov a pravidiel počnúc základnou smernicou, ktorou je kolobeh účtovných dokladov. Táto smernica poskytuje základný prehľad o postupnosti a zodpovednosti spracovávania, vyhotovenia, zakladania a archivovania dokladov (externých aj interných), podpisové právo (súhlas o obsahu, sume, úhrad súm) a ich následné zaúčtovanie. V prípade organizačných zmien v účtovnej jednotke je potrebné overiť platnosť toku informácií ako i zodpovednosti a kompetencií uvedených v pôvodnej základnej smernici. Ak nie sú pravidlá dané v písomnej podobe, môže sa minúť účinkom riadenie firmy, plánovanie peňažných tokov, včasnosť získavania informácií pre analýzu účtovnej jednotky a pod., prípadne nastanú chaotické, zavádzajúce (nepravdivé) hodnotenia (napr. nezaevidovanie dokladu, viacnásobné evidovanie a pod. a v dôsledku toho hrozí možnosť nezaúčtovania a pod.);

  • s postupujúcim rozširovaním sa činností postupne účtovná jednotka dopĺňa smernice podľa toho, aký majetok v súvislosti s podnikaním obstaráva:

    • pri obstaraní dlhodobého nehmotného majetku: minimálne musí uviesť, od akej sumy bude považovať takýto majetok za odpisovaný (nad 2 400 Eur v jednotlivom prípade alebo od inej sumy), ako aj dobu jeho predpokladaného používania (v mesiacoch);

    • pri obstaraní dlhodobého hmotného majetku : minimálne musí uviesť, od akej sumy bude považovať takýto majetok za odpisovaný (nad 1 700 Eur za kus alebo od inej sumy), ako aj dobu jeho predpokladaného používania (v rokoch/mesiacoch);

    • ako bude postupovať pri posudzovaní technického zhodnotenia (charakter, ocenenie), ak majetok nebude považovaný za odpisovaný, na ktorých účtoch sa o takomto majetku bude účtovať, aká bude jeho evidencia (operatívna evidencia, dôležitá pre úspešné zvládnutie inventarizácie a bez vykázania inventarizačného prebytku);

    • pri obstaraní skladovaných zásob (materiál, tovar) je potrebné stanoviť, akým spôsobom sa o komoditách bude účtovať (spôsob A alebo B, resp., ak je to možné, kombinovane), zodpovednosť za uskladnenie, spôsob stanovenia normovanej spotreby resp. úbytku materiálu alebo tovaru, pri zásobách vytváraných vlastnou činnosťou to platí obdobne;

    • pri krátkodobom finančnom majetku (pokladnica) je potrebné stanoviť osobnú zodpovednosť za vedenie a stav pokladnice; pri valutách je potrebné stanoviť spôsob ocenenia pri ich vydávaní z pokladnice;

    • tvorba a použitie sociálneho fondu (príspevok na stravnú jednotku, cestovné, ostatné);

    • pravidlá tvorby opravných položiek k jednotlivým druhom majetku, ktorého trhová (reálna) cena je nižšia než je ocenenie v účtovníctve ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka a jej zúčtovanie,

    • pravidlá na tvorbu a zúčtovanie rezerv (krátkodobých aj dlhodobých);

    • pracovné otázky, pokiaľ nie je kolektívna zmluva (napr. používanie pracovných pomôcok, čistenie odevov na náklady zamestnávateľa, prestávky), vrátane pravidiel a nárokov zamestnancov na tuzemských a zahraničných pracovných cestách a pod.

Posúdenie smerníc z hľadiska interného auditu (základné postuláty):

Nie každá účtovná jednotka musí mať zamestnanca vo funkcii interného audítora, v niektorých firmách sa pojem interný kontrolór stotožňuje s pojmom interný audítor. V účtovnej jednotke tento pôsobí ako nezávislá osoba, ktorá má napomôcť vedeniu zlepšiť organizačnú štruktúru, chod firmy, efektívnosť hospodárenia a napomáhať zhodnoteniu vstupov. V prípade problémov vo firme môže tiež pôsobiť ako odborný poradca. Jeho úlohou je tiež posúdiť efektívnosť fungovania interného kontrolného systému.

Svoje postupy overuje testami a odpovedá na otázky v podobe testov zameraných na jednotlivé okruhy problematík (napr. otázka: Má účtovná jednotka vypracovanú smernicu o...?; odpoveď: 1. výborne spracovanú – 2. treba doplniť o ...- 3. slabá úroveň smernice, dopracovať – 4. nemá spracovanú smernicu, a pod.).

Jeho pôsobenie vo firme nie je zamerané len na smernice účtovnej jednotky, ale aj na napr. využívanie strojového parku, zhodnotenie predzásobenia sa zásobami, straty pri vnútropodnikovej preprave, spôsob vykonávania vstupnej, medzioperačnej aj výstupnej kontroly, spôsob prevencie na zabezpečenie bezporuchovosti, strát, prideľovanie práce a pod.

Na základe celkového vyhodnotenia odporučí odstrániť nedostatky do stanoveného termínu, čo si následne po tomto termíne overí. Spravidla interný audítor je delegovaný nadriadeným orgánom (v intenciách zákona o finančnej kontrole a internom audite), ktorému podlieha z hľadiska pracovno-právneho vzťahu a ktorému podáva hlásenia o zistených skutočnostiach. Zistenia interného audítora sú podkladom pre hodnotenie funkčnosti overovanej účtovnej jednotky a môžu mať sankčné postihnutia alebo môžu viesť k výmene vedenia v overovanej resp. auditovanej účtovnej jednotke.

Posúdenie smerníc z hľadiska externej kontroly(základné postuláty):

S vykonávaním externej kontroly vykonávanej rôznymi orgánmi stojacimi mimo účtovnú jednotku (daňový úrad: daň z príjmov právnických osôb, daň z príjmov fyzických osôb, DPH, spotrebná daň, daň z motorových vozidiel; sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, inšpektorát práce, orgány zamerané na dodržiavanie ekologických zákonov a pod.) sa môže, ale nemusí účtovná jednotka stretávať pravidelne.

Základom pre vykonanie externej kontroly sú spravidla doklady (uplatnenie revízie, t. j. prísne porovnávanie dokladov s výstupmi). Pri niektorých druhoch kontrol (DP DPH, DP PO a pod.) však kontrolu bez smerníc účtovnej jednotky nie je možné uskutočniť (odpisy, spôsoby ocenenia, tvorba rezerv, tvorba a čerpanie sociálneho fondu a pod., vrátane účtového rozvrhu, podľa ktorého účtovná jednotka v  danom overovanom období účtovala účtovné prípady).

Pri

 
 Váš názor
Čo by ste zmenili na tomto portáli?
 Úspešne odoslané
Input: